प्रचार पत्र - एक व्यावसायिक पाठ जिसमें संभावित उपभोक्ताओं के लिए आपके उत्पाद या सेवा के बारे में जानकारी होती है। ऐसे पत्रों का उद्देश्य खरीदारों का ध्यान आपके उत्पादों की ओर आकर्षित करना है। प्रचार ईमेल एक बेहतरीन बिक्री उपकरण है जो आपको बड़ी संख्या में प्रतिक्रियाएं प्राप्त करने और ऑर्डर बढ़ाने की अनुमति देता है। हालाँकि, उन्हें कैसे लिखा जाए, यह सवाल पूरी तरह से भ्रम की स्थिति पैदा करता है। यह प्रचार पत्रों के उदाहरणों में मदद करेगा जिनका उपयोग टेम्पलेट के रूप में किया जा सकता है।
बिक्री पत्र कैसे लिखें
प्रचार पत्र में संभावित खरीदारों के हित को प्रोत्साहित करने के लिए इस तरह पेश की जाने वाली वस्तुओं और सेवाओं का विवरण होता है।
व्यावसायिक गतिविधियों में लगे किसी भी संगठन को उत्पादों या सेवाओं के विज्ञापन पर उचित ध्यान देना चाहिए। प्रचार पत्र दो प्रकार के होते हैं:
- एक दस्तावेज जिसमें कंपनी के बारे में ही जानकारी हो।
- प्रस्तावित उत्पादों और सेवाओं का वर्णन करने वाले पत्र।
साथ ही, विज्ञापन में सामान के बारे में अधिक विस्तृत जानकारी वाले विभिन्न बुलेटिन, ब्रोशर का उपयोग किया जाता है। वे प्रचार पत्रों पर लागू नहीं होते हैं और, एक नियम के रूप में, खरीदार के अनुरोध पर जारी किए जाते हैं, जिनके पास पहले से ही कंपनी और उसके उत्पादों के बारे में प्राथमिक जानकारी है।
कंपनी बिक्री पत्र लिखने के नियम
बिक्री पत्र लिखते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:
- जानकारीपूर्ण। पाठ संक्षिप्त, सूचनात्मक, आवश्यक होना चाहिए। खरीदारों को कंपनी और उसके उत्पादों का विस्तृत विवरण देने की आवश्यकता नहीं है। सबसे आवश्यक जानकारी देना महत्वपूर्ण है जो कंपनी की विशिष्टता, उसके प्रस्ताव और अन्य सभी के बीच के अंतर को दर्शाता है।
- संक्षिप्तता। प्रचार ईमेल एक पृष्ठ से अधिक लंबा नहीं होना चाहिए। सबसे अधिक संभावना है कि बड़ी विज्ञापन कॉपी पढ़ी नहीं जाएगी।
- विभ्रम। अपने उत्पादों को बहुत अधिक दखल न दें, ताकि पाठक को जलन न हो। पाठ विनीत और प्रेरक होना चाहिए।
- सटीकता। आपको कंपनी या व्यक्तिगत उत्पादों की खूबियों को बढ़ा-चढ़ाकर नहीं बताना चाहिए, केवल वही जानकारी पोस्ट करनी चाहिए जो व्यवहार में सिद्ध हो गई हो। संभावित ग्राहकों को गुमराह न करें.
- डिजाइन में सख्ती और तार्किकता। पत्र अत्यधिक पंजीकरण के बिना सभी आवश्यक विवरणों के साथ एक फॉर्म पर लिखा जाना चाहिए। डेढ़ लाइन स्पेसिंग के साथ कम से कम 13 पीटी के लेटर फॉन्ट का इस्तेमाल करना बेहतर है। नमूना विज्ञापन पत्र डिज़ाइन सुविधाओं को अच्छी तरह से समझने में मदद करते हैं।
लेखन आदेश
बिक्री पत्र लिखते समय, आपको पालन करना होगास्थापित आदेश। नीचे आप प्रचार ईमेल के वास्तविक उदाहरण देख सकते हैं।
यदि पत्र का मुख्य उद्देश्य कुछ वस्तुओं और सेवाओं की ओर ध्यान आकर्षित करना है, तो इसे इस प्रकार बनाया जाना चाहिए:
- अपील (उदाहरण के लिए: "प्रिय देवियों और सज्जनों!")।
- आपकी कंपनी के बारे में संक्षिप्त जानकारी।
- प्रमुख विशेषताओं के साथ उत्पाद सूची।
- अतिरिक्त शर्तें।
- सहयोग के संभावित रूप (खुदरा या थोक खरीद, सेवाओं की पेशकश, और इसी तरह)।
- माल, माल के नमूने के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की संभावना की अभिव्यक्ति।
- लंबे और पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग के लिए आशा की अभिव्यक्ति।
- हस्ताक्षर।
यदि पत्र का उद्देश्य कंपनी का परिचय देना है, तो इसकी संरचना इस प्रकार है:
- प्राप्तकर्ता को संबोधित करना।
- आपकी कंपनी के बारे में संक्षिप्त जानकारी।
- कंपनी की मुख्य गतिविधियां, अन्य कंपनियों की तुलना में इसके फायदे, उपलब्धियां, फायदे।
- सहयोग के संभावित रूप।
- कंपनी के बारे में अतिरिक्त जानकारी प्रदान करने की संभावना व्यक्त करना।
- लंबे और पारस्परिक रूप से लाभकारी सहयोग के लिए आशा की अभिव्यक्ति।
- हस्ताक्षर।
बिक्री ईमेल के नमूने देखें ताकि उनकी संरचना को बेहतर ढंग से समझा जा सके. निर्धारित लक्ष्यों के आधार पर, पाठ की संरचना बदल सकती है।
हस्ताक्षर जैसे महत्वपूर्ण प्रस्ताव के बारे में बस कुछ शब्द। व्यवहार में, बिक्री पत्रन केवल कंपनियों के प्रमुखों द्वारा, बल्कि सामान्य कर्मचारियों द्वारा भी हस्ताक्षरित। हालांकि, उच्च स्तर का विश्वास सुनिश्चित करने और संभावित ग्राहक या साझेदार पर अधिक प्रभाव डालने के लिए, प्रबंधक या उसके किसी प्रतिनिधि को पत्र पर हस्ताक्षर करना बेहतर है।
प्रचारक और सूचनात्मक पत्रों के उदाहरण। फोटो स्टूडियो का उद्घाटन
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पेशेवर स्टूडियो फोटोग्राफर आपको निम्नलिखित सेवाएं प्रदान करते हैं:
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कंपनी के अवलोकन के साथ बिक्री पत्र का उदाहरण
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यदि आप हमारे प्रस्ताव में रुचि रखते हैं, तो हम आपको एक विस्तृत मूल्य सूची भेजने और आपके सभी सवालों के जवाब देने के लिए तैयार हैं।
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आदरपूर्वक, कंपनी के निदेशक (कंपनी का नाम, उपनाम, नाम, निदेशक का संरक्षक और हस्ताक्षर)।
प्रचार ईमेल भेजना
विज्ञापन प्रकृति के एक पत्र में विभिन्न जानकारी हो सकती है, लेकिन इस तरह के पाठ की संरचना, एक नियम के रूप में, ऊपर प्रस्तुत एक से मेल खाती है। अगला, यह सवाल हमेशा उठता है कि संभावित खरीदार के साथ संवाद कैसे स्थापित किया जाए। प्रचार पत्रों का वितरण अन्य प्रकार के विज्ञापन से भिन्न होता है जिसमें इसका अर्थ विपरीत पक्ष से प्रतिक्रिया होता है। यह उत्पादों की खरीद के लिए सहमति, अतिरिक्त जानकारी के लिए अनुरोध, एक बैठक के लिए अनुरोध, और इसी तरह हो सकता है। मुख्य बात यह है कि आपके पत्रों का उत्तर प्राप्त करना है। यदि प्राप्तकर्ता चुप है, तो इसका मतलब है कि पत्र में दी गई जानकारी ने उसे रूचि नहीं दी। इस मामले में, आप जांच सकते हैं कि प्राप्तकर्ता को आपका पत्र प्राप्त हुआ है, या कुछ समय बाद एक अलग सामग्री के साथ एक पत्र लिखें।
प्रचार पत्रों का डिज़ाइन
आप ऊपर प्रचार ईमेल के उदाहरण देख चुके हैं। नमूना आपको यह समझने की अनुमति देता है कि यदि आपके पास अभी तक अनुभव नहीं है तो ऐसे ग्रंथों का निर्माण कैसे करें।
पत्र को उच्च गुणवत्ता वाले कागज पर अच्छी छपाई में छापना वांछनीय है। इसके लिए कंपनी के लोगो वाले लेटरहेड का इस्तेमाल करना और भी अच्छा है। एकआपके मुख्य कार्यों में से एक प्राप्तकर्ता के साथ पहला नेत्र संपर्क स्थापित करना है। पहले कुछ सेकंड में, पाठक के पास आपकी कंपनी की छाप पाने का समय होता है, अपने लिए सबसे महत्वपूर्ण चीज चुनें और या तो आपके प्रस्ताव में दिलचस्पी लें या इसे अस्वीकार कर दें। फिर कंपनी के साथ एक करीबी परिचित होता है, जो एक नियम के रूप में, केवल पहली छाप को बढ़ाता है।
यदि आप प्रचार ईमेल भेजने की योजना बना रहे हैं, तो आप डिज़ाइन के लिए तटस्थ रंग में एक साधारण, विचलित न करने वाली पृष्ठभूमि चुन सकते हैं। आपके प्रस्ताव की बारीकियों के आधार पर, पाठक का ध्यान खींचने के लिए चित्र में चित्र सम्मिलित किए जा सकते हैं।
प्रचार पत्रों के पाठ की रचना के नियम
अपने ऑफ़र के प्रमुख लाभों की पहचान करें - उन्हें टेक्स्ट में बोल्ड, हेडिंग में हाइलाइट किया जा सकता है। वस्तुओं या सेवाओं की विभिन्न वस्तुओं को दो या तीन पंक्तियों के ब्लॉक में छोटे पैराग्राफ में व्यवस्थित करें। ध्यान दें कि एक लंबा पैराग्राफ आखिरी बार पढ़ा जाएगा। साथ ही, सबसे दिलचस्प पलों की तलाश में टकटकी के बीच टकटकी अचानक चलती है।
पाठ के प्रति पाठक का ध्यान सक्रिय करने के लिए अधिक व्यक्तिगत सर्वनामों का प्रयोग करना चाहिए। इस तकनीक के लिए धन्यवाद, पत्र अधिक व्यक्तिगत हो जाता है। संबोधित करने वाले को उसके पहले नाम और संरक्षक से संबोधित करना उचित होगा, खासकर यदि आप उससे व्यक्तिगत रूप से मिले हों।
एक पत्र में क्रिया को प्रोत्साहित करने के लिए वर्तमान काल में क्रियाओं का उपयोग करने की सिफारिश की जाती है। दो विकल्पों की तुलना करें: "केवल इस सप्ताह आपके पास उपयोग करने का अवसर हैहमारी सेवाएं 15% छूट के साथ" और "आप 15% छूट के साथ सेवाओं का उपयोग करने में सक्षम होंगे"। पहला विकल्प सबसे बेहतर होगा।
बेशक, पत्र स्पष्ट और सक्षम भाषा में लिखा जाना चाहिए। इसे पेशेवर शब्दों और शब्दजाल के साथ अतिभारित नहीं किया जाना चाहिए। नीरस रूप से न लिखने का प्रयास करें, मूल, गैर-मानक शब्द के साथ पाठ को पतला करें।
अनिवार्य का अति प्रयोग न करें।
उपयोगी टिप्स
अध्ययनों के अनुसार छोटे-छोटे पैराग्राफ वाले छोटे टेक्स्ट को हमेशा ज्यादा बेहतर तरीके से याद किया जाता है। एक नियम के रूप में, एक व्यक्ति तुरंत पांच शब्दों के वाक्य को याद करने में सक्षम होता है, दस शब्दों वाले केवल आधे वाक्यांश याद किए जाते हैं। इसलिए, पाठ ब्लॉकों को सूचना की स्मृति की दृष्टि से बेहतर रूप से अलग किया जाना चाहिए।
कार्य की तैयारी करने से पहले, प्रचार पत्रों के अधिक से अधिक उदाहरणों का अध्ययन करें, एक उपभोक्ता के रूप में अपने लिए लाभों पर प्रकाश डालें और उन्हें अपने पाठ में उपयोग करने का प्रयास करें। एक अच्छी तरह से लिखा गया बिक्री पत्र खरीदारों को आपकी कंपनी की ओर आकर्षित करेगा और आपके और अन्य कर्मचारियों के लिए नई ऊंचाइयों को खोलेगा। याद रखें कि वेतन का भुगतान निदेशक नहीं करता, बल्कि उपभोक्ता करता है।
