आउटलुक क्लाइंट और मेल माइक्रोसॉफ्ट द्वारा बनाए गए कई कार्यक्रमों और सेवाओं में से एक है। वे उपयोगकर्ताओं को एक अंतर्निर्मित आयोजक की सहायता से ई-मेल भेजने, प्राप्त करने और अपने कार्य दिवस को व्यवस्थित करने की क्षमता प्रदान करते हैं। कार्यक्रम में एम्बेडेड सभी कार्यों का अधिकतम लाभ उठाने के लिए, इसे कॉन्फ़िगर करने की आवश्यकता है।
आउटलुक 2007 में मेलबॉक्स जोड़ना
मेल प्रोग्राम में यह सबसे महत्वपूर्ण सेटिंग है क्योंकि ई-मेल कनेक्ट किए बिना यह बेकार है। आउटलुक को यथावत स्थापित करने के लिए, आपको निम्नलिखित एल्गोरिथम का पालन करना होगा:
- मेनू बार में "सेवा" चुनें।
- ड्रॉप-डाउन मेनू में, "खाता सेटिंग" उप-आइटम पर क्लिक करें।
- "ई-मेल" टैब में, "बनाएं…" बटन पर क्लिक करें।
- "खाता जोड़ें" विंडो में, हॉटमेल पर पंजीकृत मेलबॉक्स से लॉगिन और पासवर्ड दर्ज करें।
- अन्य मेल सर्वर तक पहुंच को कॉन्फ़िगर करने के लिए"मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर करें …" लाइन के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें और "अगला" पर क्लिक करें।
- "इंटरनेट ई-मेल" चुनें।
- सभी पंक्तियों को भरें, आने वाले संदेशों के लिए प्रोटोकॉल चुनें।
- "अधिक सेटिंग्स" बटन पर क्लिक करें।
- तीसरे टैब में, "SMTP सर्वर की आवश्यकता है …" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करें।
- अंतिम टैब में, पोर्ट नंबर और उपयोग किए गए एसएसएल या टीएसएल एन्क्रिप्शन का प्रकार दर्ज करें।
- सेटिंग्स सही हैं या नहीं यह जांचने के लिए "खाता जांचें" बटन पर क्लिक करें।
- सेटअप पूरा करने के लिए "अगला" और "समाप्त" पर क्लिक करें।
संदेशों के लिए हस्ताक्षर बनाना
यह विकल्प आपको भेजे गए प्रत्येक पत्र में कोई भी मानक टेक्स्ट डालने की अनुमति देता है: इच्छाएं, संपर्क या कंपनी का नाम। Microsoft Outlook 2007 आपको ऐसी कई प्रविष्टियाँ बनाने और उन्हें विशिष्ट मेलबॉक्स से कनेक्ट करने की अनुमति देता है। नया हस्ताक्षर बनाने के लिए विंडो को कॉल करने के दो तरीके हैं। पहला इस प्रकार है:
- टूलबार पर, "बनाएं" बटन पर क्लिक करें।
- खुलने वाली विंडो में, "इन्सर्ट" टैब पर जाएं।
- "हस्ताक्षर" बटन दबाएं और "हस्ताक्षर" उप-आइटम चुनें।
दूसरे तरीके से हस्ताक्षर बनाने के लिए, आपको चाहिए:
- "सेवा" मेनू पर जाएं, "विकल्प" उप-आइटम चुनें।
- खुलने वाली विंडो में, "संदेश" टैब पर जाएं और "हस्ताक्षर" बटन पर क्लिक करें।
नया हस्ताक्षर बनाना निम्नलिखित एल्गोरिथम के अनुसार किया जाता है:
- "बनाएं" बटन पर बाईं माउस बटन पर क्लिक करें। नई विंडो में, भविष्य के टेक्स्ट का नाम दर्ज करें।
- मुख्य विंडो के निचले हिस्से में, आवश्यक टेक्स्ट दर्ज करें और टेक्स्ट फ़ील्ड के ऊपर उसी नाम के पैनल का उपयोग करके इसे प्रारूपित करें। आप किसी HTML दस्तावेज़ में कोई छवि, व्यवसाय कार्ड या लिंक भी सम्मिलित कर सकते हैं।
किसी संदेश में स्वचालित रूप से हस्ताक्षर सम्मिलित करने के लिए आउटलुक 2007 को कैसे सेट करें
इस सुविधा को सक्रिय करने के लिए, आपको यह करना होगा:
- बाईं ओर सूची में वांछित इंसर्ट का नाम चुनें।
- सही सूची में, चुनें कि कौन सा खाता इसका उपयोग करेगा और किन मामलों में इसे डाला जाएगा (नए संदेश या भेजे गए पत्र का उत्तर)।
यह आउटलुक में ऑटोमेटिक सिग्नेचर इंसर्शन सेट करने की विधि को पूरा करता है।
मैसेज का ऑटो रिप्लाई
यह सुविधा आपको पहले से तैयार प्रविष्टि के साथ विशिष्ट या किसी भी प्रेषक से आने वाले ईमेल का जवाब देने की अनुमति देती है। इसे बनाने के लिए, आपको चाहिए:
- "फ़ाइल" मेनू में, "बनाएँ" और "संदेश" चुनें या "हॉट की" Ctrl + N का उपयोग करें।
- खुलने वाली विंडो में, सभी आवश्यक टेक्स्ट दर्ज करें।
- Save as.oft (Outlook टेम्पलेट) इस रूप में सहेजें… कमांड का उपयोग करके।
आउटलुक 2007 में ऑटो-रिप्लाई सेट करने के लिए एल्गोरिथम इस प्रकार हैरास्ता:
- मुख्य मेनू में से, "सेवा" > "नियम और अलर्ट" चुनें।
- नई विंडो में, "नया…" बटन पर LMB क्लिक करें।
- पहले "नियम विज़ार्ड" संवाद बॉक्स में, "रसीद पर संदेशों की जांच करें" लाइन का चयन करें और "अगला" पर क्लिक करें।
- "विज़ार्ड" के दूसरे डायलॉग बॉक्स में "एड्रेस ओनली मी" बॉक्स को चेक करें और फिर से "नेक्स्ट" पर क्लिक करें।
- तीसरी विंडो में, "निर्दिष्ट टेम्पलेट का उपयोग करके उत्तर दें" बॉक्स को चेक करें। "स्टेप 2" ब्लॉक में, नीले रंग में हाइलाइट किए गए शब्दों पर क्लिक करें और.oft. एक्सटेंशन वाली एक पूर्व-निर्मित फ़ाइल चुनें।
- चौथी विंडो में, ऑटो-रिप्लाई के लिए अपवाद निर्दिष्ट करें।
- आखिरी विंडो में, नियम का नाम दर्ज करें और अपना काम शुरू करने के लिए "नियम सक्षम करें" के आगे एक चेकमार्क लगाएं।
बनाए गए नियम को बदलने या हटाने के लिए, आपको "नियम और सूचनाएं" विंडो में उसी नाम के बटन पर क्लिक करना होगा। आउटलुक 2007 में ऑटो-रिप्लाई सेट करने का यह तरीका है।
समय परिवर्तन
मेल के साथ काम करने की संभावनाओं के अलावा, आउटलुक में एक कैलेंडर के साथ एक आयोजक होता है। कभी-कभी आयोजक संयुक्त राज्य अमेरिका में अपनाए गए 12-घंटे के प्रारूप में समय प्रदर्शित करता है। आउटलुक में सामान्य 24-घंटे के प्रारूप में समय निर्धारित करने का कोई एकीकृत तरीका नहीं है, क्योंकि कार्यक्रम विंडोज ओएस सेटिंग्स पर निर्भर करता है। उन्हें बदलने के लिए, आपको चाहिए:
- "कंट्रोल पैनल" पर जाएं और विंडोज 8 के लिए "क्षेत्रीय और भाषा विकल्प" या "भाषा" पर जाएं।
- विंडोज़ के लिएXP: "सेटिंग्स" > "समय" टैब > क्रमशः 12- और 24-घंटे के समय के लिए समय प्रारूप hh:mm:ss tt या HH:mm:ss का चयन करें।
- विंडोज 7 के लिए: पहला टैब > "अधिक विकल्प" बटन > "समय"। संबंधित पंक्तियों में पहले चरण से मान दर्ज करें या चुनें।
- विंडोज 8 के लिए: "भाषा"> "तिथि प्रारूप बदलें, आदि।" > "अतिरिक्त पैरामीटर"> "समय"।
- सेटिंग्स को बचाने के लिए "ओके" दबाएं।
यह समय सेटिंग को पूरा करता है।
अलर्ट
एक ईमेल क्लाइंट जो अपने उपयोगकर्ता को नए संदेशों के बारे में सूचित नहीं करता है, वह सुंदर खिड़कियों का एक बेकार सेट है। आवश्यकतानुसार आउटलुक में अलर्ट सेट करना आसान है। ऐसा करने के लिए, आपको चाहिए:
- "विकल्प" विंडो खोलें और पहले टैब में "मेल विकल्प" बटन पर क्लिक करें।
- संवाद बॉक्स में, "अधिक विकल्प" पर क्लिक करें।
- नई विंडो में "जब इनबॉक्स फ़ोल्डर में एक नया संदेश प्राप्त होता है" ब्लॉक में सूचनाओं के वांछित रूपों पर टिक करें।
- "डेस्कटॉप" पर पॉप-अप अधिसूचना के मापदंडों को बदलने के लिए, "डेस्कटॉप पर सूचनाओं की सेटिंग …" बटन पर क्लिक करें। आप इसकी पारदर्शिता और प्रदर्शन समय बदल सकते हैं।
आउटलुक में विभिन्न सुविधाओं को स्थापित करने के उतने ही तरीके हैं जितने स्वयं हैं। लेकिन एक सामान्य उपयोगकर्ता के लिए यह प्रक्रिया काफी सरल है।
