अधिकांश आधुनिक कंपनियां इंटरनेट के उपयोग के माध्यम से ग्राहकों के संपर्क में रहती हैं: ईमेल, सामाजिक नेटवर्क और तत्काल संदेशवाहक। यह जनता से संपर्क करने की प्रक्रिया को बहुत आसान बनाता है, लेकिन सुरक्षा और विश्वास के साथ कुछ समस्याएं भी पैदा करता है। जालसाज उपयोगकर्ताओं को धोखा देने के लिए संगठन के नाम का उपयोग कर सकते हैं। इसलिए, कंपनी के खातों को अद्वितीय दिखना चाहिए और आधिकारिकता की पुष्टि करनी चाहिए। इसके लिए कंपनी के डोमेन वाले कॉर्पोरेट ईमेल एड्रेस का इस्तेमाल किया जाता है। वे न केवल यह पुष्टि करने की अनुमति देते हैं कि यह संचार चैनल सीधे संगठन की ओर जाता है, बल्कि इसकी गंभीरता और प्रतिनिधित्व पर भी जोर देता है।
कॉर्पोरेट मेल: परिभाषा और निर्माण
यदि आप कॉर्पोरेट ईमेल बनाने के बारे में सोच रहे हैं, तो पहले यह समझना उपयोगी होगा कि यह क्या है और आप समस्या को कैसे हल कर सकते हैं।
कॉर्पोरेट मेल इलेक्ट्रॉनिक मेल पतों की एक ऐसी प्रणाली है, जिसका प्रबंधन कंपनी के प्रशासन द्वारा किया जाता है,@ चिह्न के बाद पते में एक अलग डोमेन है और व्यवसाय करने के लिए कुछ समर्पित संसाधन हैं: एक साझा कैलेंडर, क्लाउड स्टोरेज, स्वचालित मेलिंग। इस तरह के मेल अन्य विकल्प प्रदान करते हैं, जैसे कर्मचारी खातों का प्रबंधन, उन्हें बनाना, और छोटे और सरल मेलबॉक्स पतों का उपयोग करना।
कई होस्टर्स अपने ग्राहकों को अपनी कॉर्पोरेट मेल सेवाएं प्रदान करते हैं। आप विशेष हार्डवेयर खरीदकर या क्लाउड सर्वर पर होस्ट करके मेल सर्वर भी बना सकते हैं। लेकिन शायद सबसे आसान और सबसे सस्ता तरीका Google या यांडेक्स की बड़ी मेल सेवाओं की सेवाओं का उपयोग करना है।
डोमेन पंजीकरण
"अपने खुद के डोमेन के साथ कॉर्पोरेट मेल कैसे बनाएं" इस सवाल के बाद सोचने वाली पहली बात यह है कि अपना खुद का डोमेन बनाना है। आप इसे विशेष रजिस्ट्रार या होस्टर्स के साथ कर सकते हैं जो डोमेन नाम किराए पर लेते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको यह चुनना होगा कि आपका डोमेन किस क्षेत्र में होगा। अब उनमें से एक बड़ी संख्या है: राष्ट्रीय (.ru,.ua,.de) और क्षेत्रीय (.su,.eu) से लेकर व्यवसायों और रुचियों से संबंधित (.online,.run,.website,.club,.खेल,.नौकरियां)। 1,000 से अधिक विभिन्न क्षेत्र हैं, और क्षेत्र की विशिष्टता और दुर्लभता के आधार पर किराये की कीमत 100 से सैकड़ों हजारों रूबल तक भिन्न हो सकती है।
इसके अलावा, यदि वांछित डोमेन नाम पहले से ही लिया गया है, तो आप इसे खरीदने का प्रयास कर सकते हैं, लेकिन तब निर्गम मूल्य कम से कम कई दसियों हज़ार रूबल होगा। लेकिन यह इसके लायक है अगर आप इसके तहत साइट बनाने या स्थानांतरित करने की योजना बना रहे हैंडोमेन.
एक बार जब आप एक कॉर्पोरेट मेल डोमेन बनाने में कामयाब हो जाते हैं, तो आप मेल सर्वर के काम के बारे में सोच सकते हैं।
आपके डोमेन के साथ मेल सर्वर इंजन
मेल बनाना शुरू करने के लिए, आपको कम से कम मेल सर्वर की मूल बातें समझने की जरूरत है।
ईमेल भेजने और प्राप्त करने के लिए एक मेल सर्वर की आवश्यकता होती है। यह प्राप्तकर्ता के सर्वर के साथ संबंध स्थापित करने के लिए विशिष्ट डोमेन सेटिंग्स का उपयोग करता है। इन सेटिंग्स को एमएक्स रिकॉर्ड कहा जाता है और प्रोग्राम को जानकारी प्रदान करते हैं कि कौन से सर्वर किसी दिए गए डोमेन के लिए आने वाली मेल स्वीकार करते हैं। संदेश प्राप्त करने के लिए, सर्वर प्रेषक के डोमेन से भी संपर्क करता है और एसपीएफ़ रिकॉर्ड से डेटा पार्स करता है जो इंगित करता है कि कौन सा सर्वर संदेश भेजने के लिए डोमेन का उपयोग कर सकता है। स्रोत की सुरक्षा की पुष्टि करने वाली DKIM कुंजी की उपस्थिति से डोमेन को भी सत्यापित किया जाता है।
तो मेल सर्वर के साथ काम करने के लिए आपके डोमेन का DNS में सही MX और SPF मान होना चाहिए। बड़ी संख्या में मेल सर्वर हैं, लेकिन सबसे अधिक सुलभ, विश्वसनीय और सुरक्षित एक ही समय में सबसे लोकप्रिय हैं - ये Google और यांडेक्स सेवाएं हैं। डोमेन के लिए मेल सर्वर की मुफ्त होस्टिंग (स्थायी रूप से यांडेक्स के लिए और Google के लिए 2 सप्ताह) में उनके फायदे हैं, पेशेवर और समय पर समर्थन, मेल के साथ काम करने में निरंतर समर्थन।
Google में कॉर्पोरेट मेल कैसे बनाएं?
कॉर्पोरेट मेल का उपयोग करना शुरू करेंGoogle से व्यवसाय के लिए एक विशेष सेवा - G Suite में पंजीकरण करने के बाद संभव है। ऐसा करने के लिए, सेवा पृष्ठ पर जाएं और निम्न डेटा निर्दिष्ट करें:
- कंपनी का नाम।
- कर्मचारियों की संख्या।
- डोमेन नाम (यदि उपलब्ध नहीं है, तो आप सीधे सेवा पृष्ठ से पंजीकरण कर सकते हैं)।
- फ़ोन नंबर।
- वह डाक पता जिसकी आप नियमित रूप से जांच करते हैं।
पंजीकरण के बाद, उपयोगकर्ता को कॉर्पोरेट मेल को और अधिक कॉन्फ़िगर करने का अवसर मिलता है।
लेकिन सबसे पहले, आपको डोमेन के स्वामित्व की पुष्टि करनी होगी। यह सुविधाजनक है कि Google रजिस्ट्रार को निर्धारित करता है और पुष्टि के लिए उसके साथ DNS स्थापित करने की अनुशंसा करता है। यह 4 तरीकों से किया जा सकता है:
- TXT रिकॉर्ड के माध्यम से।
- CNAME के माध्यम से।
- एमएक्स रिकॉर्ड के माध्यम से।
- साइट पर HTML कोड के माध्यम से (यदि कोई हो)।
पहली विधि में डोमेन की DNS सेटिंग्स में एक TXT नियंत्रण रिकॉर्ड जोड़ना शामिल है, जो G Suite द्वारा प्रदान किया जाएगा। दूसरी और तीसरी विधियाँ केवल रिकॉर्ड के प्रकार में पहले से भिन्न होती हैं। और चौथा केवल तभी किया जा सकता है जब आपके पास एक वेबसाइट हो: आपको एक विशिष्ट नाम (सेवा द्वारा निर्धारित) के साथ एक पेज बनाना होगा और उसमें निर्दिष्ट सत्यापन कोड जोड़ना होगा।
पुष्टि के बाद, कॉर्पोरेट मेल सेटिंग्स उपलब्ध हो जाती हैं।
Google मेल सेटिंग और सुविधाएं
Google अनुकूलित करने के लिए कई अलग-अलग उन्नत सेटिंग्स और सुविधाएं प्रदान करता है, जिनमें से सभी का भुगतान किया जाता है। कृपया ध्यान दें:
- पहले, के लिएबेहतर सुरक्षा के लिए, आप सिंगल साइन-ऑन जैसी सुविधाओं को सक्षम कर सकते हैं। यह आपको इन लोगों के लिए विशेष रूप से लॉग इन करने के लिए वेब पेज का उपयोग करके मेल खातों में कर्मचारियों को अधिकृत करने की अनुमति देता है। या, उदाहरण के लिए, पासवर्ड प्रबंधन, जो आपको खोए हुए को पुनर्प्राप्त करने या कर्मचारी पासवर्ड बदलने की अनुमति देगा। साथ ही Google API को प्रबंधित करना, जो मेलबॉक्स और ड्राइव से तृतीय-पक्ष सेवाओं को अक्षम करना संभव बनाता है।
- दूसरा, आप मेल सिस्टम में उपयोगकर्ताओं को जोड़ सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको संबंधित पैनल में "+" आइकन पर क्लिक करना होगा और कर्मचारी के बारे में जानकारी दर्ज करनी होगी, जो आपके सिस्टम में एक नया मेलिंग पता इंगित करेगा और मूल पासवर्ड सेट करेगा। इस डेटा का उपयोग करके, वह अपने कॉर्पोरेट खाते में लॉग इन कर सकेंगे।
- तीसरा, यदि आवश्यक हो तो आप ईमेल पतों के लिए उपनाम बना सकते हैं। यानी दूसरा पता, पत्र जिससे मूल पते पर भेजा जाएगा।
- चौथा, कर्मचारियों को संवाद करने के लिए समूहों और सामूहिक मेलिंग को व्यवस्थित करने का विकल्प है।
एक ईमेल खाते के अलावा, सभी कर्मचारियों को कम से कम 30 जीबी डिस्क स्थान, एक सिंक्रनाइज़ कैलेंडर, एक Google+ खाता और सभी Google सेवाओं तक पहुंच प्राप्त होगी।
यांडेक्स में कॉर्पोरेट मेल कैसे बनाएं?
ऐसा करने के लिए, आपको लगभग Google सेवा के समान ही कदम उठाने होंगे। आपको Yandex. Mail में एक डोमेन पंजीकृत करने की आवश्यकता है, पुष्टि करें कि यह आपका है (एचटीएमएल कोड के माध्यम से और एमएक्स सेटिंग्स के माध्यम से) और सेटिंग्स के साथ आगे बढ़ें।
थोड़ा सा फर्क है -"यांडेक्स" उपयोगकर्ता को मैन्युअल डीएनएस सेटिंग्स से बचने के लिए अपने डोमेन को खोज दिग्गज के नियंत्रण में सौंपने की पेशकश करता है। यह यांडेक्स के विस्तृत निर्देशों का पालन करते हुए रजिस्ट्रार की वेबसाइट के माध्यम से किया जा सकता है।
यह सब करने के बाद, आप यांडेक्स से डोमेन के लिए मुफ्त मेल की सभी संभावनाओं के बारे में सीखना शुरू कर सकते हैं।
यांडेक्स मेल के लिए सेटिंग्स और विकल्प
पहली चीज जो यांडेक्स करने की पेशकश करेगी, वह है अपने डोमेन के लिए एक डीकेआईएम रिकॉर्ड जोड़ना ताकि ईमेल स्पैम के लिए अधिक सफलतापूर्वक जांचे जा सकें।
कर्मचारियों के लिए खाता बनाना यहां भी आसान है: बस नाम, पता और प्रारंभिक पासवर्ड दर्ज करें। यह जानकारी आपको अपने खाते में लॉग इन करने में मदद करेगी। खाता प्रशासन आपको कॉर्पोरेट सिस्टम में व्यक्तिगत डेटा बदलने, पासवर्ड और उपयोगकर्ता की स्थिति बदलने की अनुमति देता है।
"यांडेक्स" आपको एक सामान्य उपयोगकर्ता के रूप में 1000 मेलिंग पते, उनके मालिकों को डिस्क स्थान और अन्य सेवाओं का उपयोग करने की अनुमति देता है। और व्यवस्थापक सामूहिक मेलिंग और चैट, पता उपनाम और एकल साइन-ऑन बना सकता है।
परिणाम
एक प्रतिनिधि और ठोस टीम के निर्माण के रास्ते पर एक कॉर्पोरेट मेल बनाने का निर्णय लेने का महत्वपूर्ण कदम उठाने के लिए जो मान्यता प्राप्त है और जिसके साथ व्यापार करना चाहता है, वह है जो हर इच्छुक कंपनी को हासिल करने का प्रयास करना चाहिए। और इसके लिए बड़े निवेश की आवश्यकता नहीं है: इंटरनेट के क्षेत्र में दो सबसे बड़ी कंपनियों की मेल होस्टिंग का उपयोग करनाप्रौद्योगिकियां, आप अपने स्वयं के कॉर्पोरेट मेल सिस्टम को व्यवस्थित कर सकते हैं। इसके अलावा, अगर मुफ्त "यांडेक्स" के प्रतिबंध कंपनी के लिए मूर्त हो गए हैं, तो भुगतान सेवा जी सूट के साथ दर्द रहित एकीकरण की संभावना है, जिसमें इन कमियों को दूर किया जाता है।
