अधिकांश सामान्य उपयोगकर्ता साइट पर सीधे ई-मेल के साथ कार्य करते हैं। यह जो कार्यक्षमता प्रदान करता है वह ईमेल बनाने और प्राप्त करने के लिए पर्याप्त है। लेकिन क्या होगा अगर आपको बड़ी संख्या में लोगों को एक ही पत्र भेजने की ज़रूरत है, आपको एक निश्चित समय पर एक निश्चित संदेश भेजने की ज़रूरत है, किसी व्यक्ति की भागीदारी के बिना पत्र भेजना जारी रखें, जबकि वह छुट्टी पर समुद्र तट पर जा रहा है? ऐसे मामलों में, स्वचालित मेलिंग के लिए सभी प्रकार के कार्यक्रम और सेवाएं बचाव में आती हैं। वे कार्यक्षमता, भुगतान / मुफ्त, काम की सुविधाओं और कई अन्य कारकों में भिन्न हैं, लेकिन जो उन्हें एकजुट करता है वह यह है कि उन्हें काम करने के लिए किसी व्यक्ति की निरंतर उपस्थिति की आवश्यकता नहीं होती है। ईमेल अलग-अलग समायोज्य अंतरालों के साथ चौबीसों घंटे भेजे जा सकते हैं।
हमें न्यूज़लेटर की आवश्यकता क्यों है?
यह राय कि वेबसाइट मुख्य और सबसे प्रभावी मार्केटिंग टूल है, सच्चाई से बहुत दूर है। किसी उत्पाद या सेवा के अधिकांश खरीदार एक हीकिसी वेब पेज पर जाना अभी खरीदारी का निर्णय लेने के लिए तैयार नहीं है। कारण अलग-अलग हो सकते हैं, और अंतिम स्थान पर सामान्य विस्मृति नहीं है। ग्राहकों को बस कुछ ऐसा देखना याद नहीं है जिसने उनका ध्यान खींचा हो। कुछ संभावित खरीदारों को बार-बार खुद को याद दिलाना पड़ता है जब तक कि वे अंततः खरीदारी नहीं कर लेते। और भेजा गया स्वचालित ईमेल ऐसे अनुस्मारक के रूप में कार्य करता है।
ईमेल क्लाइंट और सेवाओं की संभावनाएं
पत्राचार की स्वचालित मेलिंग के लिए कई कार्यक्रम और सेवाएं हैं, भुगतान और मुफ्त दोनों। उनकी कार्यक्षमता मानवीय हस्तक्षेप के बिना पत्र भेजने तक सीमित नहीं है, इसकी क्षमताएं बहुत व्यापक हैं:
- मास मेलिंग से पहले, इन पत्रों को भेजने और वितरित करने के आंकड़ों, प्राप्त करने के बाद ग्राहकों की गतिविधि का अध्ययन करके उपयोगकर्ताओं के चयनित समूह पर पत्रों की प्रभावशीलता का परीक्षण किया जा सकता है।
- सेवाएं आपको वितरण त्रुटियों के बारे में सेवा संदेशों को संसाधित करके ग्राहकों की सूची को नियमित रूप से अपडेट करने की अनुमति देती हैं। इस प्रकार, सिस्टम संसाधन बेकार डाक पते पर व्यर्थ नहीं जाते हैं जो अब मौजूद नहीं हैं।
- ईमेल में लिंक क्लिक पर सांख्यिकीय डेटा एक विज्ञापन अभियान की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने में मदद करेगा।
- ग्राहकों के स्थान का निर्धारण करने के लिए अंतर्निहित तकनीक आपको भूगोल के आधार पर मेलिंग के लिए पत्रों का चयन करने की अनुमति देगी।
- पत्र भेजने का आधार विभिन्न स्वचालित तरीकों से भरा जा सकता है, उदाहरण के लिए, स्कैन करकेवेब पर साइटें।
अक्षरों के स्वचालित उत्तर भी कॉन्फ़िगर किए गए हैं। यह उपयोगी होगा, उदाहरण के लिए, छोड़ते समय। जिस व्यक्ति ने इसे लिखा है, उसे सूचित किया जा सकता है कि पत्र प्राप्त हो गया है, लेकिन इसका उत्तर कुछ समय बाद वापस आने पर होगा। यदि ईमेल पते में कोई परिवर्तन किया गया है, तो पुराने पते पर भेजे गए मेल को प्राप्त करना बहुत आसान है - बस अग्रेषण सेट करें। लेकिन उन सभी को कैसे सूचित किया जाए जो लिखते हैं कि पुराना पता अब प्रासंगिक नहीं है, और अगली बार सीधे दूसरे को लिखना बेहतर है? और स्वचालित लेखन इसमें मदद करेगा।
ऐसे कार्यक्रमों में आमतौर पर विशिष्ट पत्र टेम्पलेट होते हैं जिन्हें आपकी आवश्यकताओं के अनुरूप आसानी से संशोधित किया जा सकता है। इस सब के लिए धन्यवाद, स्वचालित मेलिंग आपको विज्ञापन, प्रसंस्करण और पत्राचार का विश्लेषण करने पर खर्च किए गए न्यूनतम समय और धन के साथ वस्तुओं और सेवाओं को बढ़ावा देने की अनुमति देता है।
क्या भेजें?
सबसे लोकप्रिय पत्र अभिवादन (उदाहरण के लिए, संसाधन पर पंजीकरण के बाद) और कृतज्ञता (उदाहरण के लिए, किसी कंपनी के साथ एक पूर्ण आदेश या दीर्घकालिक सहयोग के लिए) हैं।
अभिवादन सबसे अधिक पढ़े जाने वाले पत्र हैं। लोग उन्हें देखने के आदी हो जाते हैं, उनमें से अधिकांश उन्हें कुछ उपयोगी या रोचक जानकारी की तलाश में खोलते हैं।
कृतज्ञता पत्र में नियमित ग्राहकों के लिए आदेश, वितरण विधि, विभिन्न प्रचार और छूट के बारे में जानकारी हो सकती है। यह सब लोगों को आकर्षित करता है, और ऐसे पत्र, एक नियम के रूप में, पढ़े भी जाते हैं या कम से कम लापरवाही से देखे जाते हैं।
स्वचालित लेखन कर सकते हैंउन उत्पादों से संबंधित उत्पादों की पेशकश करें जिन्हें किसी व्यक्ति ने खरीदा है, या जिसमें उनकी रुचि थी। पत्र आपको बधाई देने की अनुमति देंगे, उदाहरण के लिए, जन्मदिन मुबारक हो, एक व्यक्तिगत लाभप्रद प्रस्ताव बनाकर।
जटिल ग्राहक समस्याओं के साथ काम करने के लिए, निश्चित रूप से, विशेषज्ञों की पहले से ही आवश्यकता होगी। लेकिन सरल मुद्दों, स्वचालित पत्रों के लिए धन्यवाद, चौबीसों घंटे और दैनिक रूप से उपयोगकर्ताओं को उनकी आवश्यकता होने पर हल किया जा सकता है।
सभी प्रकार के कार्यक्रमों और सेवाओं के बीच, माइक्रोसॉफ्ट का आउटलुक कार्यक्रम सर्वविदित है, इसलिए मेलिंग सूचियां बनाने, स्वचालित उत्तर देने और कुछ पत्रों को अन्य पते पर अग्रेषित करने के तरीकों पर इसके उदाहरण का उपयोग करने पर विचार किया जाएगा।
न्यूज़लेटर
लोगों के एक बड़े समूह को पत्र भेजने के लिए, उन्हें हर बार मेलिंग सूची में मैन्युअल रूप से जोड़ने की कोई आवश्यकता नहीं है। ऐसा करने के लिए, आप एक मेलिंग सूची बना सकते हैं। कार्यक्रम में "मुख्य" टैब पर, आपको "एक संपर्क समूह बनाएं" आइटम का चयन करना होगा, फिर इस समूह के लिए एक नाम निर्दिष्ट करें और इसमें सदस्यों को जोड़ें। प्रतिभागियों की सूची और समूह का नाम, यदि आवश्यक हो, संपादित किया जाता है या पूरी तरह से हटा दिया जाता है। एक ही संपर्क को मनमाने ढंग से बड़ी संख्या में उपयोगकर्ता समूहों में शामिल किया जा सकता है, जिसमें स्वचालित मेलिंग की जाएगी। यह बहुत समय बचाता है।
स्वचालित लेखन: कैसे करें
कभी-कभी एक कड़ाई से परिभाषित समय पर, और कंप्यूटर पर स्वयं प्रेषक की अनुपस्थिति में एक स्वचालित पत्र भेजना आवश्यक होता है। आउटलुक में ईमेल का स्वचालित प्रेषण आपको ऐसा करने की अनुमति देता है। आपको एक नियमित पत्र लिखना चाहिएअपनी इच्छित फ़ाइलें संलग्न करें, प्राप्तकर्ता (ओं) या मेलिंग सूची निर्दिष्ट करें, और फिर "विकल्प" मेनू अनुभाग पर जाएं। आगे इस खंड में, आइटम "देरी डिलीवरी" का चयन किया जाता है, और फिर - "जब तक वितरित न करें"। फिर सभी आवश्यक मापदंडों को कॉन्फ़िगर किया जाता है, जिसमें पत्र भेजे जाने की तारीख और समय, डिलीवरी की उपस्थिति या अनुपस्थिति और सूचनाएं पढ़ना आदि शामिल हैं।
सभी आवश्यक डेटा निर्दिष्ट करने के बाद, एक ईमेल भेजें। यह भेजे गए पत्रों के फ़ोल्डर में सहेजा जाएगा, लेकिन यह वास्तव में केवल निर्दिष्ट दिन और घंटे पर प्राप्तकर्ता के पास जाएगा। यह महत्वपूर्ण है कि इस समय कंप्यूटर चालू है, उस पर प्रोग्राम चल रहा है, और एक इंटरनेट कनेक्शन भी है। यदि इन शर्तों को सही समय पर नहीं बनाया गया था, तो पत्रों का स्वत: प्रेषण उस समय होगा जब वे अंततः पूरे हो जाएंगे। यह बहुत सुविधाजनक नहीं है, लेकिन इसके बारे में आप कुछ नहीं कर सकते।
आउटलुक ईमेल को स्वचालित रूप से अग्रेषित करें
पहले पते वाले से दूसरे को पत्र भेजने के दो तरीके हैं - अग्रेषण और पुनर्निर्देशन। अग्रेषित पत्रों को विषय में संक्षिप्त नाम एफडब्ल्यू की उपस्थिति से अलग किया जाता है, और प्राप्तकर्ता देखता है कि पत्र मूल रूप से किस पते से भेजा गया था, और जिसे बाद में उसे अग्रेषित किया गया था। पुनर्निर्देशन प्राप्तकर्ता के लिए ध्यान देने योग्य नहीं है, वह पहले प्रेषक द्वारा भेजे गए पत्र को देखता है।
अग्रेषण नियंत्रण
आप या तो पूरी तरह से सभी संदेशों को अग्रेषित करने के लिए सेट कर सकते हैं, या नियम बना सकते हैं कि क्या और कब अग्रेषित किया जाना चाहिए। इस मामले में, अग्रेषित संदेशों को फ़ोल्डर में संग्रहीत किया जाता है"इनबॉक्स"। कार्यक्रम भेजे गए पत्र का विश्लेषण करता है, और यदि यह नियमों में निर्दिष्ट शर्तों को पूरा करता है, तो यह इस नियम द्वारा निर्दिष्ट कार्रवाई करता है। यह न केवल पत्रों का स्वत: अग्रेषण या उनकी प्रतिक्रिया हो सकती है, बल्कि इसे एक विशिष्ट फ़ोल्डर में स्थानांतरित करना भी हो सकता है, अर्थात छांटना, हटाना, आदि।
आने वाले पत्राचार को संसाधित करने के लिए नियम बनाने के लिए, आपको कार्यक्रम के मुख्य टैब पर "नियम" आइटम का चयन करना होगा। इसके अलावा, "नियम और अलर्ट प्रबंधित करें" मेनू में, प्राप्त पत्रों को संसाधित करने के लिए एल्गोरिदम पहले से ही सीधे कॉन्फ़िगर किए गए हैं।
अग्रेषित इनकार
कुछ ईमेल अग्रेषित नहीं किए जा सकते - ऐसा तब होता है जब प्रेषक ने उनके द्वारा भेजे गए मेल पर सुरक्षा रख दी है, प्राप्तकर्ता को यह जानकारी किसी और के साथ साझा करने से रोकता है। ऐसा प्रतिबंध केवल प्रेषक द्वारा ही हटाया जाता है, प्राप्तकर्ता ऐसा किसी भी तरह से नहीं कर पाएगा।
कंपनियों में भी, सिस्टम एडमिनिस्ट्रेटर अपने स्वयं के नियम निर्धारित कर सकता है जो कंपनी के नेटवर्क के बाहर और कभी-कभी इसके भीतर भी पत्रों के पूर्ण अग्रेषण को प्रतिबंधित या प्रतिबंधित करता है। यह कॉर्पोरेट जानकारी की सुरक्षा के लिए किया जाता है।
ऑटो जवाब
यदि व्यवसाय यात्रा, छुट्टी, बीमारी, या किसी अन्य कारण से पता करने वाला अनुपस्थित है, तो पत्रों के स्वचालित उत्तर सेट किए जा सकते हैं। यदि मेल किसी कॉर्पोरेट मेल सेवा पर स्थित है, तो आप कंपनी के अन्य कर्मचारियों से आने वाले पत्रों और बाहर से प्राप्त पत्रों के लिए अलग-अलग प्रतिक्रियाएँ भी बना सकते हैं।
इस फ़ंक्शन को सक्षम करने के लिए, "फ़ाइल" अनुभाग में प्रोग्राम मेनू में, "ऑटो-रिप्लाई" आइटम का चयन करें, जहां आपको "ऑटो-रिप्लाई भेजें" का चयन करना होगा। इस खंड में, अक्षरों का पाठ लिखा जाता है, और जिस अवधि के दौरान ये उत्तर भेजे जाएंगे, वह इंगित किया गया है। यदि उपयोगकर्ता इस अवधि के अंत से पहले ऑनलाइन है, तो उसे सुविधा को अक्षम करने के लिए प्रेरित किया जाएगा।
स्वत:-उत्तरों की वैधता की अवधि के लिए, आप मेल प्रसंस्करण नियम निर्धारित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, उन्हें कंपनी के अन्य कर्मचारियों को अग्रेषित करने के लिए जो उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल कर सकते हैं, आदि।
कार्यक्रम में विस्तृत सहायता उपलब्ध है, साथ ही इसके साथ काम करते समय सामान्य गलतियों से बचने में मदद करने के लिए टूलटिप्स भी उपलब्ध हैं।
