आधुनिक दुनिया में पर्सनल कंप्यूटर के किसी भी उपयोगकर्ता के लिए ई-मेल की उपस्थिति आदर्श और आवश्यकता है। किसी के पास एक ईमेल पता है, किसी के पास जरूरतों या प्राथमिकताओं के कारण कई मेलबॉक्स हैं। दोस्तों, ग्राहकों, मेलिंग, आने वाली घटनाओं के बारे में सूचनाएं - यह सब जीवन का एक अभिन्न अंग बन गया है। यदि आपके पास एक पता है, तो नए पत्रों की जाँच करना और प्रतिक्रियाएँ भेजना काफी सरल है। यदि कई ईमेल पते हैं तो स्थिति और अधिक जटिल हो जाती है।
मेल एप्लिकेशन एक ही समय में निश्चित संख्या में खातों के साथ काम करने के लिए विकसित किए गए हैं। सबसे लोकप्रिय आउटलुक है, जिसे माइक्रोसॉफ्ट अन्य प्रोग्रामों के साथ माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ डिफ़ॉल्ट रूप से शिप करता है।
आउटलुक को अपने ईमेल क्लाइंट के रूप में चुनने के लाभ
Microsoft ऐप का उपयोग करने से आप निम्न कार्य कर सकते हैं:
- विभिन्न मेलबॉक्स और सर्वर से एक एप्लिकेशन में जानकारी एकत्र करें।
- डाउनलोड समय बचाएंऔर इनबॉक्स सूची का अद्यतन देखें।
- मेलबॉक्स के लिए सिंक्रनाइज़ेशन अवधि सेट करें।
- प्राथमिकताओं के अनुसार आने वाले पत्राचार के लिए सॉर्टिंग, ग्रुपिंग और फ़िल्टर असाइन करें।
- मेलबॉक्स सामग्री का बैकअप लें और संग्रह करें।
- एक ऐप में आने वाले ईमेल का तुरंत जवाब दें।
- बड़ी संख्या में अक्षरों वाले मेलबॉक्स का उपयोग करते समय शीघ्रता से जानकारी प्राप्त करें।
आउटलुक के कार्यों और सेटिंग्स की प्रचुरता हमें एप्लिकेशन को अन्य डेवलपर्स के समान कार्यक्रमों के बीच एक नेता पर विचार करने की अनुमति देती है।
मेल मैनेजर के अस्तित्व के बीस साल के इतिहास में, 8 संस्करण जारी किए गए, जिन्हें माइक्रोसॉफ्ट ने विकसित किया और विंडोज और मैक ओएस ऑपरेटिंग सिस्टम के नए रिलीज जारी किए।
कहां से शुरू करें
ऐप्लिकेशन का उपयोग करने वाले उपयोगकर्ताओं के पास अक्सर प्रश्न होते हैं कि आउटलुक को क्या और कहां कॉन्फ़िगर करना है ताकि मेल के साथ काम करते समय कोई समस्या और विफलता न हो। जब आप पहली बार ऐप लॉन्च करते हैं तो मेल सेटअप खातों को जोड़ने से शुरू होता है।
स्वागत विंडो और मेलबॉक्स निर्माण
आरंभिक सेटअप विज़ार्ड एक संवाद खोलेगा जहां आपको "अगला" बटन पर क्लिक करना होगा।
एक नई विंडो में, यदि वैध ईमेल खाते हैं, तो आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि "हां" आइटम हाइलाइट किया गया है और अगले चरण पर जाने के लिए फिर से "अगला" का उपयोग करें।
ऑटो सेटअप
जब "नया खाता जोड़ें" विंडो दिखाई देती है, तो आपको स्वचालित और मैन्युअल खाता सेटिंग्स के बीच एक विकल्प की पेशकश की जाती है। स्वचालित आउटलुक सेटअप उन मामलों में काम करता है जहां एप्लिकेशन मेल सर्वर से कनेक्ट करने के लिए सेटिंग्स को स्वयं प्राप्त कर सकता है। ऐसा करने के लिए, बस अपने ईमेल खाते के लिए लॉगिन और पासवर्ड दर्ज करें।
मैनुअल सेटिंग
लेकिन अधिक बार आपको सही सिंक्रनाइज़ेशन और मेलबॉक्स से कनेक्शन के लिए आउटलुक मेल के लिए अतिरिक्त सेटिंग्स करने की आवश्यकता होती है। "सर्वर सेटिंग्स या अतिरिक्त प्रकार के सर्वरों को मैन्युअल रूप से कॉन्फ़िगर करें" अनुभाग खोलते समय एक्सेस दी जाती है।
खुलने वाले नए डायलॉग में, संभावित प्रकार के कनेक्शन में से पहला विकल्प "इंटरनेट ई-मेल" चुना जाता है।
आउटलुक मेल सेट करने के लिए कौन सी जानकारी आवश्यक है
अगली विंडो में जाने पर, उपयोगकर्ता को 7 फ़ील्ड भरने के लिए कहा जाता है:
- "नाम दर्ज करें" स्वामी के बारे में जानकारी के लिए है, जैसे प्रथम और अंतिम नाम, या एक सुविधाजनक संक्षिप्त नाम। यह डेटा संदेश में प्रेषक के रूप में प्रदर्शित होता है।
- "ईमेल पता" - जोड़े जाने वाले ईमेल खाते का नाम।
- "खाता प्रकार" - मानक सूची में से किसी एक विकल्प का चयन करना प्रस्तावित है। पत्राचार की सही पहुँच के लिए, POP3 आवश्यक है।
- "इनकमिंग मेल सर्वर" -प्राप्त पत्रों का पता पंजीकृत है। पता इस प्रकार बनता है: पॉप। और डाक पता। उदाहरण के लिए: pop.yandex.ru, pop.gmail.ru। यदि आपके पास कॉर्पोरेट मेल है, तो आप अपने सिस्टम व्यवस्थापक या होस्टिंग सहायता अनुभागों में सर्वर पता और अतिरिक्त सेटिंग्स की जांच कर सकते हैं।
- "आउटगोइंग मेल सर्वर" फ़ील्ड का पता उसी तरह बनता है, लेकिन पॉप के बजाय। पंजीकृत एसएमटीपी. उदाहरण के लिए: smtp.yandex.ru, smtp.gmail.ru.
- संबंधित फ़ील्ड मेलबॉक्स से कनेक्ट करने के लिए उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड इंगित करते हैं।
- कुछ स्थितियों में (उदाहरण के लिए, एक होस्टिंग कंपनी की सेवाओं का उपयोग करके बनाया गया ई-मेल), इनकमिंग और आउटगोइंग मेल के सर्वर पते मानक वाले से भिन्न होते हैं, और संदेशों का आदान-प्रदान केवल एक कनेक्शन के माध्यम से किया जा सकता है विशिष्ट बंदरगाह। उपयुक्त सेटिंग्स निर्दिष्ट करने के लिए, आपको अतिरिक्त विकल्पों को निर्दिष्ट करने और सक्षम करने के लिए अनुभाग में "अन्य सेटिंग्स" बटन पर जाने की आवश्यकता है। दिखाई देने वाली नई विंडो में, "आउटगोइंग मेल सर्वर" टैब पर जाएं। यदि होस्ट या मेल सेवा प्रदाता को एसएमटीपी प्राधिकरण की आवश्यकता है, तो आपको "एसएमटीपी को प्रमाणीकरण की आवश्यकता है" के बगल में स्थित बॉक्स को चेक करना होगा। "उपयोगकर्ता नाम और पासवर्ड" फ़ील्ड में प्रासंगिक डेटा दर्ज करें। "पासवर्ड याद रखें" के बगल में एक चेकमार्क आपको डेटा को सिंक्रनाइज़ करने के लिए हर बार पासवर्ड दर्ज करने से बचने की अनुमति देगा। अतिरिक्त कनेक्शन पैरामीटर निर्दिष्ट करने के लिए, "उन्नत" टैब पर जाएं। इस खंड में, आपको के लिए पोर्ट नंबर निर्दिष्ट करने चाहिएइनकमिंग और आउटगोइंग मेल सर्वर से कनेक्शन। यह याद रखना चाहिए कि संख्याएँ भिन्न हैं, और डेटा दर्ज करते समय सावधानी बरतनी चाहिए। "एन्क्रिप्टेड कनेक्शन आवश्यक (एसएसएल)" की जांच की जानी चाहिए और एन्क्रिप्शन प्रकार एसएसएल होना चाहिए।
OK बटन दबाने से सेटिंग्स सेव हो जाती हैं।
ईमेल के लिए डेटा प्रविष्टि को पूरा करने के बाद, आप "खाता जांचें" बटन पर क्लिक करके कार्य की शुद्धता की जांच कर सकते हैं। यदि त्रुटियां होती हैं, तो आवेदन रिपोर्ट करेगा कि क्या हुआ और कारण का संकेत देगा। यह समस्या को ठीक करने और सेटिंग जांच को दोहराने के लिए पर्याप्त है।
यदि सभी सेटिंग्स सही हैं, तो मेल खाते से कनेक्शन किया जाएगा और एक परीक्षण संदेश भेजा जाएगा।
एप्लिकेशन विज़ार्ड को पूरा करें और "फिनिश" बटन पर क्लिक करके विंडो बंद करें।
यदि आपको सेटिंग में बदलाव करने, मेलबॉक्स जोड़ने या हटाने की आवश्यकता है, तो आपको "फ़ाइल" मेनू में "खाता सेटिंग" अनुभाग ढूंढना चाहिए।
फ़ोल्डर के साथ काम करना। आउटलुक नियम
आउटलुक के साथ काम करने का मतलब फ़ोल्डर और नियम बनाने की क्षमता भी है जो आपको निर्दिष्ट आवश्यकताओं और जरूरतों के अनुसार आने वाले पत्राचार को स्वचालित रूप से सॉर्ट करने की अनुमति देता है। इस सुविधा का उपयोग करने से प्राप्त ईमेल की समीक्षा करने और प्राप्तियों के बारे में जानने में समय की बचत होगी।आने वाले महत्वपूर्ण संदेश लगभग तुरंत।
नया फ़ोल्डर बनाने के लिए, यह जोड़तोड़ के निम्नलिखित क्रम को करने के लिए पर्याप्त है:
- बाएं नेविगेशन मेनू में, आपको कर्सर के साथ "इनबॉक्स" फ़ोल्डर को ढूंढना और हाइलाइट करना होगा।
- "फाइल" मेन्यू में, "फोल्डर्स" पर क्लिक करें, फिर "क्रिएट फोल्डर" चुनें।
- "फ़ोल्डर का नाम" फ़ील्ड में, वांछित नाम दर्ज करें। सुनिश्चित करें कि "मेल प्रकार आइटम" दृश्य नीचे "फ़ोल्डर सामग्री" क्षेत्र में चुना गया है, और मुख्य फ़ोल्डर को "फ़ोल्डर में रखें" पैरेंट फ़ोल्डर के रूप में चुना गया है।
- OK बटन दबाकर एक नया फोल्डर बनाना पूरा करें।
अगला, आप नियम बना सकते हैं जिसके आधार पर संदेशों को फ़ोल्डरों में क्रमबद्ध किया जाएगा। आउटलुक सेटिंग्स और नियमों को अंतिम फ़ोल्डर को ध्यान में रखते हुए लिखा जाता है जहां आने वाले संदेश को जाना चाहिए, और मापदंडों का एक सेट, जो पत्र, प्रेषक, विषय में कीवर्ड या पत्राचार के पाठ का प्रकार हो सकता है। इसके अलावा, आप किसी विशिष्ट प्रेषक या निजी संदेशों के संदेशों के लिए एक विशिष्ट रंग निर्दिष्ट कर सकते हैं। आइटम "सेवा", "नियम और अलर्ट" के माध्यम से नियमों को बनाने, संपादित करने और हटाने तक पहुंच की जाती है।
फ़ैक्टरी रीसेट कैसे करें
यदि आपको आउटलुक सेटिंग्स को उसकी मूल स्थिति में रीसेट करने की आवश्यकता है, तो "मेल" अनुभाग में "कंट्रोल पैनल" के माध्यम से कनेक्टेड खातों के लिए खाता और डेटा फ़ाइल को हटा दें। प्रक्रिया में कुछ मिनट लगते हैं और आपको कॉन्फ़िगर करने की अनुमति मिलती हैआउटलुक नए मेलबॉक्स जोड़ रहा है।
आउटलुक की क्षमताओं के गहन अध्ययन के बाद, न केवल एक ईमेल क्लाइंट के रूप में, बल्कि एक नोटबुक, आयोजक और इवेंट प्लानर के रूप में भी एप्लिकेशन का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि Microsoft Office पैकेज के नवीनतम रिलीज़ संस्करण में, उपयोगकर्ता शिकायतों के कई कारणों को समाप्त कर दिया गया है और कार्यक्रम को अधिक कुशल कार्य के लिए नई सुविधाएँ प्राप्त हुई हैं।
