ई-मेल, कागजी पत्रों पर बड़ी संख्या में लाभों के कारण, लंबे समय से संचार के मुख्य प्रकारों में से एक बन गया है। हालांकि, कई अन्य तकनीकी नवाचारों की तरह, इस प्रकार के संचार के अपने नियम हैं। इस तथ्य के बावजूद कि इंटरनेट मेल के माध्यम से संचार जीवन के कई क्षेत्रों का एक अभिन्न अंग बन गया है, अधिकांश उपयोगकर्ता इस प्रश्न का उत्तर नहीं दे पाएंगे कि ईमेल के घटक क्या हैं।
उपयोगकर्ता के दृष्टिकोण से ईमेल संरचना
ईमेल संदेश पुरानी पीढ़ी के परिचित कागजी पत्रों से समान और बहुत अलग हैं। लेकिन ईमेल सेवा की परवाह किए बिना, ईमेल संरचना हमेशा समान होती है। आइए ईमेल के घटकों को सूचीबद्ध करें, उनमें से प्रत्येक का संक्षेप में वर्णन करें:
- फ़ील्ड "टू"। इस फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का पता होता है। यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो उन्हें अर्धविराम से अलग करें।
- "विषय" फ़ील्ड। कई मेल सेवाओं में इसे अनिवार्य माना जाता है। और उपयोगकर्ताओं के लिए पत्र ढूंढना आसान होगा यदि इसमें विषय सही ढंग से इंगित किया गया हो।
- पत्र का मुख्य भाग। ईमेल के मुख्य भाग में मुख्य टेक्स्ट होता है।
छिपे हुए ईमेल घटक
हमने पत्र की दृश्य संरचना को देखा है। लेकिन नग्न आंखों से दिखाई देने वाले तत्वों के अलावा, निम्नलिखित क्षेत्रों को ईमेल के घटकों के लिए भी जिम्मेदार ठहराया जा सकता है:
- किससे (यह फ़ील्ड अपने आप भर जाती है);
- प्रति (मुख्य अभिभाषक के अलावा, पत्र की एक प्रति किसी और को भेजी जाती है);
- ब्लाइंड कॉपी (यदि पत्र की एक कॉपी को मुख्य प्राप्तकर्ता को सूचित किए बिना भेजने की आवश्यकता हो तो उपयोग किया जाता है);
- अटैचमेंट।
तकनीकी दृष्टिकोण से ईमेल घटक
तकनीकी दृष्टिकोण से, किसी भी ईमेल में निम्नलिखित घटक भी शामिल होते हैं:
- हेडर, या, जैसा कि उन्हें एसएमटीपी प्रोटोकॉल के लिफाफे भी कहा जाता है। ये हेडर ईमेल के मुख्य भाग में शामिल हो भी सकते हैं और नहीं भी। यही है, ऐसी स्थिति संभव है जब मेल सर्वर के पास संदेश के मुख्य भाग में इंगित की गई जानकारी से अधिक जानकारी हो। हेडर में प्रेषक, प्राप्तकर्ताओं के पते और भेजने वाले होस्ट का पता होता है।
- संदेश ही, जो एसएमटीपी प्रोटोकॉल की भाषा में हैडेटा कहा जाता है। यह, बदले में, उप-विभाजित है:
- पत्र का शीर्षलेख - पेपर मेल के अनुरूप, इसमें उन मेल सर्वरों के बारे में डेटा होता है जिनसे पत्र गुजरा, और कुछ अन्य जानकारी;
- पत्र का मुख्य भाग - अक्षर का ही पाठ।
व्यापार पत्राचार के लिए ई-मेल संरचना
यदि अभी तक हम तकनीकी दृष्टिकोण से ईमेल की संरचना के बारे में बात कर रहे हैं, तो अब व्यावसायिक पत्राचार के लिए एक अच्छी तरह से लिखे गए ईमेल के तत्वों को देखें, क्योंकि हर स्वाभिमानी कंपनी अनुपालन करने की कोशिश करती है संचार के आम तौर पर स्वीकृत मानकों के साथ।
यद्यपि इलेक्ट्रॉनिक संदेशों के विभिन्न वर्गीकरणों की एक बड़ी संख्या है, वे डिजाइन संरचना के अनुसार दो समूहों में विभाजित हैं। पहला समूह संचार पत्र है, उनका उपयोग कार्य के दौरान किया जाता है। दूसरा समझौता पत्र है: संदेश जो बैठक को सारांशित करते हैं, काम पूरा करने की समय सीमा और अन्य महत्वपूर्ण पहलुओं को इंगित करते हैं ताकि प्रत्येक पक्ष से आवश्यक कार्यों को स्पष्ट किया जा सके।
आइए प्रत्येक प्रकार के ईमेल के घटकों को अलग से सूचीबद्ध करें।
पत्र-संचार
इसकी संरचना में शामिल होना चाहिए:
- ईमेल का विषय। इस क्षेत्र में, यह इंगित करना सबसे अच्छा है कि आप मेजबान से क्या अपेक्षा करते हैं, जैसे कि बैठक के समय पर सहमति, मुद्दों की एक सूची पर विचार करना, और इसी तरह।
- नमस्कार। भले ही पत्र कई लोगों को भेजने की योजना हो,व्यावसायिक संचार की नैतिकता का तात्पर्य अभिभाषकों के अनिवार्य अभिवादन से है।
- संदेश सामग्री। ईमेल का वास्तविक पाठ, जो यथासंभव विशेष रूप से अनुरोध का वर्णन करता है।
- कॉर्पोरेट सिग्नेचर। एक बिंदु जिसे बहुत से लोग भूल जाते हैं। एक सही ढंग से तैयार किए गए हस्ताक्षर टेम्पलेट में लेखक का पूरा नाम और स्थिति, उसकी संपर्क जानकारी (फोन नंबर, कंपनी की वेबसाइट के लिंक, ईमेल, आदि) शामिल हैं। संगठन द्वारा अपनाए गए नियमों और विनियमों के आधार पर हस्ताक्षर भिन्न हो सकते हैं।
- फ़ील्ड "टू" और "सीसी"। वे एक कारण के लिए अंतिम सूचीबद्ध हैं - उन्हें अंतिम में भरकर, आप एक अधूरा या असत्यापित संदेश भेजने की संभावना को बाहर कर देंगे।
समझौता पत्र
जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, इस प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक संदेश का उपयोग बैठक के परिणामों को समेटने, प्रत्येक पक्ष के लिए कार्य योजना को इंगित करने और समय सीमा तय करने के लिए किया जाता है। इस तरह के पत्र बैठकों का एक प्रकार का "प्रोटोकॉल" हैं और आपको आसानी से जानकारी की संरचना करने की अनुमति देते हैं। इस प्रकार का एक अक्षर योजना के अनुसार बनाया जाता है:
- नमस्कार। यदि पत्र में संक्षेपित बैठक में भाग लेने वालों की संख्या कम थी, तो आप सभी को नाम से सूचीबद्ध कर सकते हैं या एक सामान्यीकृत प्रकार के अभिवादन का उपयोग कर सकते हैं।
- बैठक के उद्देश्य को दोहराएं, जिसके परिणाम पत्र में संक्षेपित हैं।
- बैठक के दौरान चर्चा किए गए मुद्दों की सूची। प्रत्येक मुद्दे के लिए, समझौतों, निर्णयों और कार्यान्वयन की समय सीमा का संकेत दिया गया है।
- उन मुद्दों की सूची जिन्हें तत्काल समाधान की आवश्यकता नहीं है, लेकिन जिन्हें अनदेखा नहीं किया जाना चाहिए।
- बैठक के प्रतिभागियों की राय स्पष्ट करना - क्या सब कुछ ध्यान में रखा गया है?
- टेम्पलेट हस्ताक्षर।
